Jak działa centrala telefoniczna?

Zarządzanie telefoniczną obsługą klienta nie jest łatwym zadaniem. W związku z tym firmy często decydują się na wdrożenie narzędzi, które usprawniają ten proces. Wybór odpowiedniego systemu telekomunikacyjnego pozwala na bezproblemową obsługę klientów, a także poprawia komunikację wewnętrzną w firmie. Przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na centralę telefoniczną. Czym wyróżnia się ten system? Jak działa centrala telefoniczna dla firm? Odpowiedzi na te pytania udzieliliśmy w tym wpisie.

Centrala telefoniczna – co to jest?

Wiele osób zastanawia się, czym jest centrala telefoniczna. Tym mianem określa się system umożliwiający zarządzanie połączeniami w firmie. Centrala telekomunikacyjna dla firm stanowi kluczowe narzędzie dla efektywnej komunikacji w przedsiębiorstwie – zarówno wewnętrznej, jak i z klientami. Używa się jej w wielu obszarach – m.in. logistyce, e-commerce, turystyce czy też branży medycznej. Sprawdzi się ona wszędzie, gdzie działalność firmy oparta jest na telefonicznej obsłudze klienta. Centrala może być tradycyjna lub wirtualna. Pierwszy rodzaj oparty jest na urządzeniach fizycznych i liniach telefonicznych. Natomiast drugi system do przesyłania rozmów przez Internet wykorzystuje technologię VoIP, czyli Voice over Internet Protocol. Obecnie w firmach częściej korzysta się z wirtualnej centrali telefonicznej, ponieważ zapewnia ona dostęp do wielu przydatnych funkcji. Do nich zaliczają się m.in. możliwość stworzenia menu wyboru, opcja kolejkowania połączeń, nagrywanie rozmów czy dostęp do statystyk. Poza tym centrala telekomunikacyjna dla małych firm nie wymaga ona instalacji fizycznych elementów infrastruktury.

Centrala telefoniczna – zasada działania systemu tradycyjnego i wirtualnego

Firmy do komunikacji wewnętrznej oraz z klientami wykorzystują tradycyjną i wirtualną centralę telefoniczną. Oba te systemy znacznie różnią się od siebie. Z tego względu ich zasada działania jest inna. Tradycyjna centrala, czyli PBX (Private Branch Exchange), do połączenia wewnętrznych telefonów firmowych z siecią telekomunikacyjną wykorzystuje fizyczne linie telefoniczne. Dzięki temu systemowi możliwe jest przekazywanie połączeń, zarządzanie numerami w obrębie przedsiębiorstwa oraz obsługa infolinii. Główną zaletą centralki PBX jest wysoka jakość połączeń. Trzeba mieć jednak na uwadze, że system ten wymaga fizycznej instalacji infrastruktury, a także stałej konserwacji.

Przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na korzystanie z wirtualnej centrali telefonicznej. Zasada działania tego systemu oparta jest na VoIP – Voice over Internet Protocol. W tym przypadku wszystkie połączenia są przesyłane przez łącze internetowe, co eliminuje potrzebę używania fizycznych linii telefonicznych. Taka centrala gwarantuje dostęp do zaawansowanych funkcji, w tym np. przekierowywania połączeń, nagrywania rozmów, IVR (Interactive Voice Response) czy możliwości integracji jej z systemami CRM. Centralka VoIP to rozwiązanie elastyczne, a do tego łatwe w implementacji i obsłudze. Z tego względu stanowi idealny wybór dla firm, w których pracownicy pracują w kilku biurach lub zdalnie.

Jak zrobić centralę telefoniczną?

Zastanawiasz się, jak zrobić centralę telefoniczną? Wszystko zależy od tego, jaki rodzaj systemu Cię interesuje. Zbudowanie tradycyjnej centrali telefonicznej dla małych firm wymaga wyboru odpowiedniego sprzętu, instalacji fizycznej infrastruktury oraz przeprowadzenia konfiguracji przez specjalistę IT. W tym przypadku niezbędna jest też regularna konserwacja i aktualizacja systemu. Proces wdrożenia wirtualnej centrali telefonicznej jest znacznie prostszy. Wystarczy wybrać dostawcę usług VoIP, zakupić telefony IP, a następnie skonfigurować system za pomocą intuicyjnego interfejsu użytkownika. Centrala VoIP jest łatwa w skalowaniu i dostosowaniu do zmieniających się potrzeb firmy.

Centrala telefoniczna – podsumowanie

Zarówno tradycyjna, jak i wirtualna centrala telefoniczna jest niezbędnym elementem efektywnej komunikacji w każdej firmie. Wybór konkretnego systemu zależy od charakterystyki funkcjonowania przedsiębiorstwa, potrzeb pracowników, a także możliwości finansowych. Obecnie firmy coraz chętniej wybierają centralę wirtualną, ponieważ zapewnia ona dużą elastyczność, jej wdrożenie jest tanie, użytkowanie nie generuje wysokich kosztów, a do tego jest łatwa w obsłudze.